Työnhakijoita koskeva tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Aller Media Oy (y-tunnus: 0872238-2) sekä sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvat yhtiöt, tällä hetkellä Suomi24 Oy (y-tunnus: 2154432-2), Data Refinery Oy (y-tunnus: 2848544-1) sekä Dingle Oy (y-tunnus: 2289652-2 ) [myöhemmin ”Rekisterinpitäjä”]

 

Osoite: Pursimiehenkatu 29-31 A, 00150 Helsinki
Puhelin: 075 328 5102
Sähköposti: tietosuoja@aller.com

 

Suomen Aller-konsernin tietosuojavastaava: Mari Lamberg

2. Mitä tarkoitamme eri termeillä?

”Henkilötiedoilla” tarkoitamme kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolli-seen henkilöön (jäljempänä ”rekisteröity”) liittyviä tietoja, kuten nimi, osoite ja puhelinnumero. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, jonka voimme suoraan tai epäsuorasti tunnistaa häntä koskevien erilaisten tietojen perusteella.

 

”Rekisteröidyllä” tarkoitamme sitä ihmistä, kenen henkilötietoja henkilörekistereissämme käsittelemme.

3. Mihin tarkoituksiin henkilötietojani käsitellään?

Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin (yhteen tai useampaan samanaikaisesti):

 

Rekrytointi

Voimme käyttää henkilötietojasi työnhakuusi liittyvän rekrytointiprosessin hoita-miseksi ja rekrytointiin liittyvän viestinnän hoitamiseksi.

 

Liiketoiminnan kehittäminen

Voimme käyttää henkilötietojasi liiketoimintamme kehittämiseen, kuten esimerkiksi rekrytointiprosessiemme kehittämiseen.

4. Millä perusteilla henkilötietojani käsitellään?

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan seuraavat alakohdat:

 

a) olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;

b) käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteutta-miseksi pyynnöstäsi;

c) käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja

f) käsittely on tarpeen Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut.

 

Meillä on liiketoiminnan harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus kehittää liiketoimintaamme, mukaan lukien rekrytointiprosessejamme.

 

Mikäli tietojen käsittely ei perustu sopimustarpeeseen tai oikeutettuun etuun, voimme pyytää suostumustasi muunlaiseen henkilötietojen käsittelyyn.

 

Voimme käsitellä henkilötietojasi lisäksi lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi yhdenvertaisuuslain niin edellyttäessä.

 

Edellä mainitun lisäksi voimme käsitellä henkilötietojasi, mikäli katsomme, että se on tarpeen turvallisuussyistä.

5. Mitä eri tietotyyppejä minusta käsitellä?

Keräämämme henkilötiedot voivat sisältää muun muassa seuraavan tyyppisiä tietoja ja niihin tehtyjä muutoksia:

Perustiedot

• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot)
• sukupuoli
• syntymäaika tai henkilötunnus
• kansallisuus
• valokuva
• kielitaito
• rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta
• terveys- ja huumetestitiedot (mikäli sovellettavissa hakijaan)
• henkilötietoihisi liittyvien oikeuksien käyttö

 Työsuhteeseen liittyvät tiedot

• työhistoria
• koulutus
• suorittamasi koulutukset ja saamasi sertifikaatit
• tiedot, taidot ja asiantuntemus (esim. kielitaito, ICT-taidot)
• työhakemus ja ansioluettelo
• palkka- ja etupyynnöt
• persoonallisuus- ja soveltuvuusarvioinnin tulokset (esim. rekrytointikonsulttien kaut-ta)
• esimerkit aiemmista töistä tai esityksistä (esim. luovien töiden portfolio)
• sosiaalisen median sisältö (suostumuksella)
• muut rekrytointihaastattelujen aikana ja suositusten tarkistuksen yhteydessä saata-vat tiedot
• työlupa (mikäli sovellettavissa)
• luottotiedot (mikäli sovellettavissa)
• rikosrekisteriote (mikäli sovellettavissa)

6. Mistä lähteistä keräämme henkilötietojasi?

Keräämme henkilötietojasi suoraan sinulta, esimerkiksi seuraavista lähteistä:

• verkkosivuilla olevat lomakkeet
• fyysiset lomakkeet
• puhelinkeskustelut, joiden aikana annat meille henkilötietoja
• sähköpostiviestit, joissa annat meille henkilötietoja
• henkilökohtaiset keskustelut
• työhakemusvideot

 

Voimme suostumuksellasi kerätä henkilötietoja kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi seuraavista lähteistä:

• suosittelijoiksi ilmoittamasi henkilöt
• yritykset, jotka tarjoavat rekrytointikonsultointia ja persoonallisuus- ja pätevyysarviointitestejä Aller-konsernille

 

Aller voi kerätä henkilötietoja kolmansilta osapuolilta ilman suostumustasi, jos:

• viranomainen paljastaa tietoja työnantajalle, jotta työnantaja voi täyttää lakisääteiset velvoitteensa
• työnantaja hankkii henkilökohtaisia luottotietoja tai rikosrekisteritietoja arvioidakseen työntekijän luotettavuutta.

 

Rekisterinpitäjä voi saada ja päivittää rekisterinsä henkilötietoja viranomaisilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat henkilötietopalveluja.

7. Kenelle henkilötietojani voidaan jakaa?

Aller-konsernin yhtiöillä on oikeutettu etu siirtää henkilötietoja Aller-konsernin sisällä sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin.

 

Emme anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei seuraavassa toisin mainita.

 

Saatamme jakaa henkilötietojasi meille palveluita suorittaville kolmansille osapuolille eli ns. henkilötietojen käsittelijöille. Näitä palveluita voivat olla esimerkiksi soveltuvuustestien toteuttaminen. Emme salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen meille, tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

8. Siirretäänkö henkilötietojani EU-alueen ulkopuolelle?

Saatamme käyttää liiketoimintamme harjoittamisessa eri puolilla maailmaa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Saatamme siten siirtää henkilötietojasi palvelujen käyttömaan ulkopuolelle ja mahdollisesti myös EU-alueen ulkopuolisiin maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö on erilainen.

 

Näissä tapauksissa varmistamme, että tietojen siirrolle on olemassa laillinen peruste ja että henkilötietosi suojataan esimerkiksi käyttämällä (tarvittaessa) viranomaisten hyväksymiä vakiosopimuksia ja käsittelijäsopimuksia, ja edellyttämällä asianmukaisten teknisten ja muiden tietosuojatoimien noudattamista.

9. Kuinka kauan henkilötietojani käsitellään?

Voimme käsitellä tietojasi työnhakijajärjestelmässä hakemusvuottasi seuraavien kahden kalenterivuoden ajan (esimerkki: hakemus ajalta 1.10.2018 säilytetään 31.12.2020 asti). Suostumuksellasi rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietojasi niin kauan kuin suostumuksessa määritetään.

 

Voimme käsitellä henkilötietojasi niin kauan kuin sovellettava lainsäädäntö, kuten yhdenvertaisuuslaki, sen sallii.

10. Miten voin käyttää henkilötietoihini liittyviä oikeuksiani?

Rekisteröitynä sinulla on erityyppisiä mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Pääsääntöisesti toteutamme pyyntösi kuukauden sisällä. Voit harjoittaa oikeuksiasi lähet-tämällä asiakaspalveluumme pyynnön käyttämällä oheisia lomakkeita, kun haluat tarkistaa tietositai vastustaa niiden käsittelyä. Tietosi poistopyynnön voit lähettää rekrytointi-järjestelmämme kautta. Muissa pyynnöissä yksilöi pyyntösi vapaamuotoisesti. Huomioithan, että meidän on aina pystyttävä tunnistamaan tiedon / käsittelyn pyytäjä.

• Tietojen tarkastuslomake: Tarkastuspyyntölomake
• Tietojen poistopyyntö (Aller Media Oy, Data Refinery Oy, Dingle Oy):
• Muut pyynnöt vapaamuotoisesti, yksilöi mitä pyyntösi koskee

 

Lähetä lomake tai yksilöity pyyntö joko sähköpostitse tietosuoja@aller.com tai osoitteeseen Aller Media Oy, Pursimiehenkatu 29-31 a, 00150 Helsinki.

 

Sinulle kuuluvia oikeuksia ovat (oikeuksien laajuus riippuu siitä, mihin käsittelyperusteeseen henkilötietojesi käsittely pohjautuu eli kaikki alla olevat oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa käytettävissäsi):

a) Oikeus saada pääsy henkilötietoihin, joita sinusta on kerätty. Käytännössä tämä toteutuu niin, että asianmukaisen ja tunnistetun pyyntösi perusteella toimitamme sinulle raportin henkilötiedoista, joita sinusta on henkilörekisteriin kerätty.

b) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Mikäli huomaat tiedoissasi virheitä tai puutteita, voit tehdä meille oikaisupyynnön.

c) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen poistamista. Meillä on velvolli-suus poistaa pyytämäsi henkilötiedot henkilörekisteristämme, mikäli jokin seuraa-vista perusteista täyttyy, eikä muusta lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksestä aiheudu tietojen säilyttämisvelvollisuutta:

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin;

2. peruutat antamasi suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

3. vastustat käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyen eikä käsit-telyyn ole olemassa perusteltua syytä tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin;

4. henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;

5. henkilötietosi on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai Suomen lainsää-däntöön perustuvan Rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai

6. henkilötietosi on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä, kuten Rekisterinpitäjän digitaalisten tietopalveluiden tilauksen yhteydessä.

d) Oikeus pyytää sinusta kerättyjen henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä, mikäli:

1. kiistät meillä olevien henkilötietojesi paikkansapitävyyden;

2. käsittely on lainvastaista ja vaadit poistamisen sijaan käytön rajoittamista;

3. emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolusta-miseksi;

4. olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syr-jäyttävätkö oikeutetut perusteemme sinun perusteesi.

e) Oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Mikäli käsittelem-me tietojasi oikeutetun edun perusteella, on sinulla oikeus henkilökohtaiseen erityi-seen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Kaikilla tämän tietosuojaselosteen kattamissa rekistereissä olevilla on oi-keus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

f) Oikeus siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen. Jos henkilötietojesi auto-maattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, on sinulla oikeus saa-da meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneelli-sesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjäl-le.

g) Oikeus peruuttaa suostumus. Mikäli kaikkia tai osaa henkilötiedoistasi käsitellään tässä rekisterissä antamaasi suostumukseen perustuen, on sinulla oikeus peruuttaa antamasi suostumus.

h) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Mikäli mahdollista erimielisyyttä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen ei saada sovinnollisesti ratkaistua välillämme, on sinulla oikeus viedä asia tietosuojaviranomaisen ratkaistavaksi.

11. Muita ehtoja

Jotta voimme täyttää väliseemme suhteeseen liittyvät sopimusvelvoitteemme, on meidän käsiteltävä sinua koskevia henkilötietoja. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi hoitaa rekrytointiprosessia.

 

Tämän tietosuojaselosteen kattamiin rekistereihin ja niissä olevien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.

12. Miten tätä tietosuojainformaatiota voidaan päivittää?

Kehitämme liiketoimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

 

Jos alamme käsitellä henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötietosi kerättiin, ilmoitamme asiasta ja päivitetystä tietosuojaselosteesta ennen kyseistä jatkokäsittelyä. Muiden muutosten osalta tiedotamme verkkosivuillamme tietosuojaselosteen päivittämisestä.